Poštovani korisnici,

Koristimo ovu priliku obavijestiti Vas o mogućnosti automatskog prijenosa svih obračuna iz Centralnog Obračuna Plaća (COP) u programski paket „InLine“ , s ciljem usklađivanja osobnih odbitaka i poreza.
Zahvaljujući našoj podršci nećete morati raditi dvostruke obračune (prvo u COP-u, pa zatim ručno i u InLine-u). Za sve korisnike “InLine“ programskog paketa cijena ovog modula iznosi 400,00 kn + pdv / jednokratno.

Također smo izradili i modul za prijenos povijesnih podataka o isplaćenim plaćama iz programskog sustava InLine u sustav COP. Uz financijske podatke po radnicima (MIO, HZZO, porez, prirez) modul prenosi sve vrste sati rada, te bolovanja na teret fonda i mjesečni fond sati. Za sve korisnike “InLine“ programskog paketa cijena ovog modula iznosi 900,00 kn + pdv / jednokratno.

Za sva pitanja i podršku vezano za oba modula stojimo Vam na raspolaganju putem emaila info@fortius-info.hr
ili telefonom 01 3091 048.

KORISNIČKA UPUTA ZA IMPORT PODATAKA O PLAĆAMA IZ COP-a U INLINE PLAĆE

Svrha ove upute je objasniti postupak preuzimanja (importa) podataka vezanih uz plaće obračunate u web aplikaciji za Centralni obračun plaća (COP) u aplikaciju InLine Obračun plaća i ostalih dohodaka.

Koraci koje treba napraviti za import podataka iz COP-a:

1. Prijavite se u sustav COP-a na način kako to inače činite (opisan je u korisničkim uputama za korištenje aplikacije za COP, objašnjen je na seminarima o COP-u) koristeći Vašu smart karticu, smart čitač, USB token

2. Nakon ulaska u sustav, iz izbornika sa lijevog dijela početnog ekrana aplikacije izaberite modul „COP“

3. Iz izbornika modula COP-a izaberite podizbornik „Otvaranje obračuna“

4. Odabirom podizbornika „Otvaranje obračuna“ otvara se ekran na kojem se nalaze blokovi:
• Osnovni podaci obračuna plaća
• Uvjeti pretraživanja obračuna

5. U bloku „Uvjeti pretraživanja“ , da bi ste izabrali željeni obračun, potrebno je ispuniti:
• Instituciju
• Razdoblje (označava mjesec i godinu za koju se hoće otvoriti obračun)
• Status (označava status obračuna)

6. Iz izbornika modula COP-a izaberite podizbornik „Obračuni plaća zaposlenika“
• Time se otvara ekran za pregled obračuna plaća na kojem se nalazi akcija za traženo izvješće
• Ukoliko ste odradili sve korake vezane uz obračun plaća zaposlenika, u redcima (slogovima) su prikazani podaci obračuna vezani uz pojedine zaposlenike (Prezime, ime, OIB, Bruto)

7. Odmah ispod tablice nalaze se gumbi za poziv raznih izvješća. Klikom na gumb „KONTROLNI IZVJEŠTAJ O PLAĆAMA ZAPOSLENIKA“ pozovite proceduru eksporta podataka iz tog izvješća
• ovo izvješće omogućava izvoz (eksport) podataka iz COP-a u Excel (CSV) datoteku
• izabere se mjesto (folder) na disku gdje se želi spremiti datoteka
• preimenuje se Excel (CSV) datoteka (npr. na ponuđeni naziv „kontrolni_place.csv“ doda se još „04_14_osnovni“ pa je naziv datoteke „kontrolni_place04_14_osnovni.csv“
• pod tim nazivom spremi se Excel (CSV) datoteka na željenu lokaciju

8. Iz Excel tablice (CSV datoteke) korisnik preuzima podatke iz COP-a i importira ih u bazu i program InLine Obračun plaća i drugih dohodaka po koracima opisanim u nastavku

9. Na poznati način korisnik se prijavi u aplikaciju InLine Plaće

10. Prije prvog preuzimanja podataka iz COP-a potrebno je napraviti slijedeće:
• Parametri – 01. Parametri rada – Ostalo – u okviru COP-a označiti check box „Omogućiti import“
• u istom okviru COP-a u cboboxovima izabrati tipove zarada za COP (za bruto, za naknade, za HZZO)
• Napomena: Ako želite, u Matični podaci – 15. Zarada mogu se dodati posebni tipovi zarada za COP na poznati način
  (npr. 1. Grupe osnova – COP; 2.Osnove zarada – COP, 3. Tipovi zarada – COP Bruto, COP Naknade, COP HZZO).
  Te dodane tipove zarada izaberite u parametrima rada – ostalo (za COP).

11. Kod prvog preuzimanja podataka iz COP-a potrebno je napraviti slijedeće:
• Obračuni – na formi Prijava obračuna klik na gumb COP – pojavi se forma za licencu – traži unos broja
• kontaktirati Fortius Info na dogovoreni način (telefonski i slično) i dostaviti broj koji se pojavio u gornjem polju forme
• od Fortiusa se dobije broj koji se upiše u donje prazno polje forme
• Zatvori se forma (klik na X u gornjem desnom kutu forme), čime smo se vratili na formu obračuna
• ovaj postupak treba napraviti samo kada prvi puta importiramo podatke iz COP-a (prvi puta „klik“ na gumb „COP“), poslije toga import podataka se uvijek obavlja na način opisan u nastavku

12. Preuzimanje podataka iz COP-a
• u Osobe unijeti podatke (prezime, ime, OIB itd.) osoba iz COP-a koje nisu prijavljene u InLine Plaćama
• u Osobe - tab 5. Ispis – OBVEZNO ispuniti (izabrati iz cboboxova) sve podatke za JOPPD obrazac
  (6.1. Stjecatelj, 7.1. Beneficirani staž, 9. Radno vrijeme) inače se podatci za te osobe neće preuzeti iz COP-a
• na formi Prijava obračuna klik na gumb COP – otvori se forma za import - Pročitaj podatke iz datoteke
• klikom na desni žuti gumb izabere se lokacija na disku gdje se nalazi spremljena Excel (CSV) datoteka
• Pokrene se import podataka (klikom na gumb Open) – program javi da je import uspješno izvršen

13. Pregledaju se i prekontroliraju preuzeti podatci iz COP-a u formi Zarade za obračun i slično

14. VAŽNA NAPOMENA: Prilikom spremanja podataka iz sustava COP-a u Excel (CSV) datoteku, za osobe koje su na porodiljskom dopustu ili uz koje su vezane komplikacije u trudnoći i slično, svi iznosi i sati su prikazani kao nule. Te osobe InLine program Plaća, prilikom preuzimanja podataka iz COP-a, ne prenosi u InLine bazu (jer za to nema dovoljno elemenata).
ZATO TE OSOBE KORISNIK MORA U PROGRAMU INLINE OBRAČUN PLAĆA RUČNO UNIJETI U PRIJAVI ZARADA PO OBRAČUNU.

UPUTE U PDF FORMATU PREUZMITE OVDJE

KORISNIČKA UPUTA ZA EKSPORT POVIJESNIH PODATAKA IZ INLINE PLAĆA U COP

Svrha ove upute je objasniti postupak izvoza (eksporta) povijesnih podataka vezanih uz plaće obračunate u aplikaciji InLine Obračun plaća i ostalih dohodaka u web aplikaciju za Centralni obračun plaća (COP).

Koraci koje treba napraviti za eksport podataka u COP:

1. Na poznati način korisnik se prijavi u aplikaciju InLine Plaće

2. Prije prvog eksporta podataka u COP potrebno je napraviti slijedeće:
• Parametri – 01. Parametri rada – Ostalo – u okviru COP-a označiti check box „Omogućiti eksport“

3. Kod prvog eksporta podataka u COP-a potrebno je napraviti slijedeće:
• Iz menija se izabere Prijenos –03. Prijenos u COP - na formi „Eksport podataka iz InLine Obračuna Plaća i drugog dohotka u COP“ - klik na gumb „Eksport u COP“ – pojavi se forma za licencu – traži unos broja
• kontaktirati Fortius Info na dogovoreni način (telefonski i slično) i dostaviti broj koji se pojavio u gornjem polju forme
• od Fortiusa se dobije broj koji se upiše u donje prazno polje forme
• Zatvori se forma (klik na X u gornjem desnom kutu forme), čime smo se vratili na formu eksporta
• ovaj postupak treba napraviti samo kada prvi puta eksportiramo podatke u COP (prvi puta „klik“ na gumb „Eksport u COP“), poslije toga eksport podataka se uvijek obavlja na način opisan u nastavku

4. Generiranje xml datoteke za eksport podataka u COP
• u gridu forme „Eksport podataka iz InLine Obračuna Plaća i drugog dohotka u COP“ (u kojem je u svakom retku prikazan jedan obračun), označimo (kliknemo na) kolonu COPExport, za one obračune koje želimo eksportirati u COP
• klikom na gumb „Eksport u COP“ podaci izabranih obračuna se zapisuju u xml datoteku za slanje (za to vrijeme na zaslonu je „pješčani sat“ ili simbol čekanja)
• kada je proces zapisivanja u xml datoteku gotov, otvori se forma za spremanje datoteke (“Spremite datoteku...“) sa ponuđenim nazivom datoteke(File name) povijest_place_v0.6.xml (koju se može preimenovati po želji – npr. povijest_place_v0.6_0414.xml)
• izabere se lokacija na disku gdje se želi spremiti xml datoteka
• klikom na gumb za spremanje („Save“) spremi se xml datoteka na željeno mjesto
• po želji može se otvoriti geneirana xml datoteka da se prekontroliraju podaci, ali pri tome treba paziti da se sadržaj datoteke ni u kojem slučaju ne smije promijeniti

5. Eksport generirane xml datoteke u sustav COP-a se obavlja prema uputama dobijenim uz web aplikaciju COP (npr. PDF dokument „Upute za rad s xml datotekama v.7.pdf“ i sl.) na u nastavku navedeni način

6. Nakon završenog generiranja XML datoteke, istu je potrebno poslati kao privitak potpisane Adobe forme pod nazivom "RegZap_Upload.pdf" koju ćete preuzeti iz sustava Registar zaposlenika (sa adrese https://regzapdocs.fina.hr) - po primitku obavijesti o početku unosa podataka u sustav.

7. Procesiranje XML datoteka ne vrši se online, već će podaci biti obrađeni u naredna 24 sata od trenutka zaprimanja u centralni sustav. Korisnici sustava će u online-u vidjeti status obrade zaprimljenih XML datoteka.

8. Na https://regzapdocs.fina.hr nalaze se produkcijski i edukacijski obrazac
• Naziv produkcijskog obrasca je "RegZap_Upload.pdf" Na početku produkcijskog obrasca ispisan je slijedeći tekst: PRODUKCIJSKI OBRAZAC. Ovaj Adobe obrazac koristi se za slanje produkcijskih podataka na produkcijsku okolinu. Sve radnje na produkcijskoj okolini bilježe se, a postupanje sa podacima mora biti u skladu sa važećim propisima iz područja zaštite osobnih podataka i područja informacijske sigurnosti.
• Naziv edukacijskog obrasca je „RegZap_Test_Upload.pdf“ Na početku edukacijskog obrasca ispisan je slijedeći tekst: EDUKACIJSKI OBRAZAC. Ovaj Adobe obrazac koristi se isključivo za slanje testnih podataka na edukacijsku okolinu koja je namijenjena testiranju poslanih datoteka i edukaciji korisnika. Procedura slanja sa oba obrasca istovjetna je, u nastavku ove upute opisana je procedura slanja putem produkcijskog obrasca. Važna napomena: Izuzetno je važno ne pogriješiti prilikom odabira forme, kako bi se izbjeglo slanje produkcijskih podataka na test i obrnuto.

9. Procedura:
• otvori se forma "RegZap_Upload.pdf" korištenjem Internet Explorera (ili drugog internetskog pretraživača) - način: jedan klik na formu, desni klik miša, odabir "Open with", Internet Explorer
• formi se doda vaša xml datoteka kao privitak (attachment) - način: klik na znak spajalice , "Add", odaberete vašu xml datoteku
• xml datoteka se digitalno potpiše pritiskom na područje za potpisivanje u formi - način: klikne se na područje, odabere se certifikat za potpisivanje, klikne se na "Sign", unese PIN - Certifikat za potpisivanje se prepoznaje po posljednjoj znamenci certifikata koja je 5.
• xml datoteka se pošalje na server FINA-e pritiskom na gumb "Pošalji".Certifikat za slanje ima zadnju znamenku 1.
• Kako Vam se prilikom potpisivanja datoteka ne bi javljala poruka sa greškom, molimo da obavezno sa FINA-inih stranica http://rdc.fina.hr/ preuzmete odgovarajuću zakrpu za softver Active Client.
• Sustav će poslati datoteku na server i javiti uspješnost slanja.Provjera stanja poslane (ili poslanih) datoteka obavlja se kroz aplikaciju. – Rad s datotekama – Pregled statusa učitanih datoteka U rezultatima pretraživanja vidljiv je status datoteke:
• Objašnjenje statusa:
• Zaprimljena – znači da je datoteka zaprimljena i čeka na obradu. Ukoliko u roku od 24 sata ne promijeni status, obratite se na regzap@fina.hr
• Greška u obradi - kliknite na „Detalji grešaka“ i prikazati će Vam se opis konkretnih grešaka u podacima koje je potrebno ispraviti i ponoviti slanje cijele datoteke.(datoteka još nije učitana)
• Obrađena - datoteka je učitana u bazu
• Napomena: ukoliko putem datoteka učitavate samo zaposlenike, oni će u aplikaciji biti vidljivi nakon što dobiju status zaposlene osobe, odnosno nakon što u aplikaciji odradite zapošljavanje te osobe. Postupak zapošljavanja, kao i korake koje je nužno prethodno napraviti, molimo pročitati u Korisničkoj uputi za rad sa web aplikacijom.

10. Podacima obračuna prenesenih iz InLine-a u COP, možete pristupiti na slijedeći način:

11. Prijavite se u sustav COP-a na način kako to inače činite (opisan je u korisničkim uputama za korištenje aplikacije za COP, objašnjen je na seminarima o COP-u) koristeći Vašu smart karticu, smart čitač, USB token

12. Nakon ulaska u sustav, iz izbornika sa lijevog dijela početnog ekrana aplikacije izaberite modul „COP EVIDENCIJA“

13. Iz izbornika modula „COP EVIDENCIJA“ izaberite podizbornik „Povijesni podaci o plaćama zaposlenika“

14. Povijesne podatke o plaćama moguće je pregledavati, ručno unositi i brisati na slijedeći način:
• U podizborniku “Povijesni podaci o plaćama zaposlenika” omogućen je unos podataka koji se odnose na plaće zaposlenika a nisu nastali u sustavu Centraliziranog obračuna plaća (COP).
• Podaci koji definiraju povijesne podatke su: podaci za identifikaciju zaposlenika, podaci o vremenskom razdoblju na koje se povijesni podaci odnose i blok povijesnih podataka za bolovanja.
• Za unos povijesnih podataka potrebno je prvo u podizborniku „Pretraživanje“ odabrati zaposlenika za kojeg želimo unositi podatke.
• Povijesne podatke moguće je pregledavati, unositi nove, te brisati postojeći unos.
• Pregled povijesnih podataka se odrađuje na način da se pozicionira na željeni redak i klikne „Detalji“.
• Rezultat pregleda moguće je u slučaju pogrešnog unosa i mijenjati tako da se odabere gumb „Promjena“.
• Moguće je mijenjati sve podatke osim razdoblja za koje unosimo povijesne podatke.
• Za unos novih podataka potrebno je kliknuti na „Unos“.
• Svi podaci iz bloka povijesnih podataka su obavezni podaci za unos.
• Podatak o broju sati odsutnosti s rada s pravom na naknadu plaće po ZOR-u podrazumijeva broj sati koje je radnik opravdano izbivao s radnog mjesta (npr. plaćeni dopust, godišnji odmor, itd.).
• Podatak o iznosu isplaćene plaće podrazumijeva iznos plaće umanjen za zakonom propisane doprinose, porez i prirez koji se plaćaju iz plaće radnika, isplaćene prema osnovama iz prethodnog poslovnog pravila.
• Unos se sprema klikom na „Potvrdi“.
• Unesene podatke moguće je i brisati, na način da se pozicionira na redak i odabere „Brisanje“.
• Sustav javlja dodatnu poruku „Odabrali ste radnju za izmjenu podataka – jeste li sigurni da ju želite izvršiti?“ i odabirom opcije „Da“ unos se briše.
• Nije moguće izvršiti brisanje ili promjenu povijesnih podataka ako unutar sustava COP postoji obračun plaća koji ih koristi i isti je u statusu koji je jednak ili slijedi nakon statusa „obračun čeka na verifikaciju“.

UPUTE U PDF FORMATU PREUZMITE OVDJE